Egy átlagos vállalati szférában dolgozó döntéshozó életében nem telik el hét anélkül, hogy ne kapna meghívót valamilyen szakmai rendezvényre. Ebben a túlkínálatban fontos szerepet kap a meghívási folyamat, hiszen itt dől el, hogy hányan vesznek részt rendezvényünkön.

Egy szakmai rendezvény megszervezésekor a meghívási részt gyakran csupán kiegészítő elemnek tartjuk, így előfordulhat, hogy nem azok vagy nem annyian jönnek el a rendezvényre, mint akikre, vagy amenynyire számítottunk. Egy jól megtervezett és kivitelezett kommunikáció megoldás lehet a problémára.

Mint minden kampány megtervezésekor, ebben az esetben is első körben a célcsoport meghatározása a legfontosabb. Nem árt az elején eldönteni, hogy a célcsoporthoz igazítjuk a programot vagy csak a program összeállítása után készítjük el a meghívottak listáját. Természetesen célszerűbb a témát igazítani a közönség érdeklődési köréhez, hiszen programváltozás esetén egyszerűbb új előadót hívni, mint újabb potenciális látogatókat generálni. További hasznos tanács, hogy ugyanattól a cégtől érdemes több személyt meghívni, mert így nagyobb esély van arra, hogy az üzenet eljut a kívánt helyre.

„A konferenciának természetesen lesznek olyan résztvevői, akik nem a hallgatóságot képviselik, hanem zsűritagságuk, vagy előadásuk révén kiemelt szerepet kapnak. Ők különleges bánásmódot érdemelnek. Ha a meghívás egyébként nem személyre szabott módon történik, az ő számukra akkor is one-to-one kommunikációt kell alkalmazni” – mondta Horváth Odett, a Bell Telemarketing ügyfélkapcsolati igazgatója. A célcsoport meghatározása után a legfontosabb mozzanat a kreatív meghívó elkészítése, amelyre biztos recept nincs. A lényeg, hogy sikerüljön felkelteni a célcsoport érdeklődését. Célszerű a mechanizmust úgy kidolgozni, hogy minden interaktív kommunikációs csatornát alkalmazzunk, ezzel is növelve a visszajelzési arányt. Mivel a konferenciák közönsége általában meglehetősen szűk, a javasolt kommunikációban a BTL-eszközök dominálnak, bár esetlegesen ATL-eszközök is szóba jöhetnek. Fontos a médiumnak megfelelő verbális és nonverbális jelrendszer használata, és az sem mellékes, hogy a meghívón mindig szerepeljen a rendezvény fő motívuma, logója.

Mint minden BTL-akciónak, a rendezvénymeghívásnak is a megfelelő adatbázis-összeállítás az alapja, amit érdemes arra szakosodott cégek bevonásával végezni. Tapasztalt szakértők szerint ezután érdemes az adatbázist egy telefonos lekérdezéssel egyeztetni.

A meghívás sikerességét tovább erősíti az úgynevezett „teaser” megoldások alkalmazása, amely a konkrét információközlés előtt, valamilyen sejtető módon hívja fel a célcsoport figyelmét az eseményre. A meghívó tartalmi és formai elemeinek fontos követelménye a játékosság és a feltűnés.

A meghívónak mindenképpen tartalmaznia kell a következő adatokat: pontos helyszín, odajutási lehetőség, pontos dátum és időpont, pontos program, részvételi díjak, kedvezmények, van-e kapcsolt program, kiállítási vagy szponzorálási lehetőség. Kényes kérdés a megszólítás, hiszen magyar megfelelő híján gyakran angol pozíciók mellett nem mindig mutat jól az „úr”, illetve az „úrhölgy” megszólítás. Nem szerencsés például egy channel consultant úrhölgy kifejezés, ezért ilyenkor érdemes elfelejteni a régi gyakorlatot, és alkalmazkodni a kor hozta lehetőségekhez. Ettől a levél hangneme még ugyanúgy maradhat hivatalos és tisztelettudó.

Az esemény lebonyolítása után nagyon hasznos, ha néhány nappal később a szervező megkérdezi a jelenlévők véleményét. Fontos, hogy ne halasszuk sokat, és érdemes minden részletre rákérdezni, hiszen ezeket az információkat a következő alkalommal kiválóan fel lehet használni.

Nemrégiben zajlott a III. DM szeminárium és workshop. Az ezt beharangozó kampány – melyet a Bell Telemarketing bonyolított le – egyik méltó példája a hatékony meghívásnak és az egységes koncepció kommunikálásának.

A kampány sikerének egyik fő tényezője a Bell Telemarketing figyelemfelkeltő, kreatív ötlete volt, amelyre az egész koncepció épült.

Mivel a szemináriumon az innovatív BTL-eszközökről esett szó, ehhez igazodott a kampány összes vizuális és tartalmi eleme. A rendezvény logója, a szeminárium mottója: „A BTL új hajtásai”, a meghívási kampány egyéb ötletei mind a fejlődő növény–innovatív ágazat analógiát használták. A játék kedvéért a logóban szereplő növény a Herba Sub Lenia nevet kapta, ami a vonal alatti növény latinos fordítása. A kreatív ötlet az egész meghívási kampányon végigvonult, és a szemináriumon is visszaköszönt. „Fokozatosan adagoltuk a célcsoportnak az információkat” – jellemzi a koncepciót Horváth Odett.

A célcsoport „étvágygerjesztőként” egy teaser e-mailt kapott, ami pusztán felhívta a figyelmet a szemináriumra, valamint egy link vezetett át egy erre a célra kialakított kampányspecifikus mikrosite-ra. Itt már nagyjából kiderült, mi fog történni.

A teaser kampányt direkt mail követte, ami harsány színeivel, a hajtásmotívumokkal és a fejlődő növény–innovatív ágazat analógia jegyében mellékelt vetőmag és virágföld miatt önmagában is figyelemfelkeltő volt. A meghívás végül sikeres volt, és végül közel százan vettek részt a rendezvényen.

A hatékony meghívási kampány egyik legfontosabb része, hogy a célcsoport a lehető legkönnyebben tudjon reagálni a meghívásra. Erre a rendezvényre a médiumokban kommunikált információs vonalon, e-mailben és a mikrosite-on lehetett jelentkezni. Akik nem jeleztek vissza, azokat telemarketing eszközök segítségével lekövették, és az érdeklődőket regisztrálták. Ez azért volt hatékony megoldás, mert a különböző csatornákon beérkezett információ egy közös adatbázisba került, így egyszerűen nyomon lehetett követni a regisztráltakat, és manuális beavatkozás nélkül csak olyanokat hívtak fel, akik még nem jelentkeztek.

A rendezvény pozitív mérlegéhez az is hozzájárult, hogy néhány nappal később a szervezők köszönetet mondtak a konferencia résztvevőinek: kreatív módon egy virtuális igazolást küldtek a résztvevőknek, melyben tudatták, hogy a tanfolyamon sikeresen helytálltak, és megtanulták a BTL-növény ápolásának minden fortélyát.