Belső háló

Bár fontosságát senki nem vitatja, a belső kommunikációra (ne tagadjuk) még mindig kevesebb figyelem jut, mint a cégek külső arculatának kialakítására. Ahogyan azonban üzletileg megszilárdul egy vállalkozás – amelyet gyakran személyi bővítések is követnek –, a belső kommunikációra is nagyobb hangsúly jut. A közös munka hatékonyságának érdekében elengedhetetlen, hogy a munkatársak csapatként dolgozzanak, és ebben az információáramlás az egyik legfontosabb tényező. A belső nyilvánosság megteremtésének hasonlóak az előnyei, mint a külsőének. A folyamatok, a munkakörök, a cég működése átláthatóvá válik, ami sok felesleges félreértéstől, félretájékoztatástól, félinformációtól óvja meg a cég vezetését. Ugyanúgy megteremti az ellenőrizhetőséget, növeli a kiszámíthatóságot, ezzel pedig együttműködésre ösztönöz.

G. Németh György, a Westel kommunikációs igazgatója szerint a belső nyilvánosság tükör, amelyben a résztvevők mind láthatják egymást, és cselekvésüket tudásuk függvényében tervezhetik.

Bár az IBM Magyarországnál csupán 300 fő dolgozik, az alkalmazottak az intraneten keresztül a cég nemzetközi vérkeringésébe is bekapcsolódhatnak.

„Az IBM intranetes rendszerén belül gyakorlatilag egy világméretű chat-room működik, ahol időszakonként újabb témákhoz szólhatnak hozzá a munkatársak – bármely országból – mondta el a Kreatív kérdésére Kerekes Anita, az IMB Magyarország pr-ügyekért felelős munkatársa.

Az intranet hatalmas információtömeget képes hatékonyan és átláthatóan tárolni, ezért eredetileg az adminisztráció megkönnyítése érdekében hozták létre. Értelemszerűen eleinte a több száz, esetleg több ezer főt alkalmazó vállalatoknál jelent meg. Később az e-mail, illetve az internet térhódításával a kommunikációs szakemberek hamar rájöttek az intranet más, addig kiaknázatlan előnyeire. Az új eszköz használatát és elterjedtségét leginkább a honlapokéhoz tudnánk hasonlítani: egyre többen érzik nélkülözhetetlenségét, de a benne rejlő lehetőségeket még kevesen fedezték fel.

A belső információs rendszer alkalmas arra, hogy ott jelentessék meg a dolgozókat érintő információkat, ám ez csak akkor igaz, ha csaknem valamennyi dolgozót el lehet érni a rendszeren keresztül. Ez legfőképpen azokra a vállalatokra a jellemző, amelyeknél számítógépen folyik a munka.

„A Matávnál úgy ösztönözzük a dolgozókat az intranet használatára, hogy bizonyos – őket érintő – fontos információkat csak azon keresztül érhetnek el. Így legutóbb a munkatársaknak meghirdetett Matáv Olimpia teljes adminisztrációját az intranetre tettük, és csak ott lehetett elolvasni – mondta a Kreatívnak dr. Nagy Bálint, a távközlési cég kommunikációs igazgatója.

Az intranet amellett, hogy megkönnyíti a kapcsolattartást a dolgozókkal, hatékony eszköze lehet a közösségépítésnek is. Legfőbb tulajdonsága a gyorsaság, így alkalmas arra, hogy ezen keresztül kezeljék a céget érintő válságokat.

Az intranet legnagyobb előnye, hogy interaktív. Vagyis az lehet, ha úgy használják. A Matávnál például bármely dolgozó írhat a cég vezetőségének, és ők kötelesek – 24 órán belül – személyesen válaszolni is. Más cégeknél ugyanígy akár a nemzetközi vezetéssel is fel lehet venni a kapcsolatot, sőt tanácsot, véleményt is lehet kérni a külföldi kollégáktól.

„Egy céges intranet akkor lesz igazán sikeres, ha személyessé válik, a dolgozók magukénak érzik és alapvetően róluk szól. Ez az igazi motiváció, szemben azzal a konzervatív cégvezetői hozzáállással, hogy a belső újság a minél hatékonyabb munkára való ösztönzés terepe legyen” – véli Rácz Zsuzsa. A kommunikációs szakember hozzátette: a kezdeti, bevezető szakasz után akár a munkatársakat is be lehet vonni a szerkesztésbe, ezzel erősítve az intranet közösségfejlesztő tulajdonságát.

A belső hálónak számos előnye mellett azonban van hátránya is. Ezek elsősorban jellegéből adódnak, így nagyon hasonlítanak az internettel kapcsolatos problémákhoz. A világháló és a „belső háló” egyaránt csökkenti a személyes kommunikációt, a dolgozók ritkábban találkoznak egymással, többnyire a számítógépen keresztül érintkeznek. A belső háló – többek között – a szabadság kifejező eszköze, ám ez egyben hátrányt is jelenthet. A véleménynyilvánításokat éppen ezért több helyen moderálják, sőt – bár nem vallják be – egyes helyeken szűrik is.

A honlapokhoz, hírportálokhoz hasonlóan a belső fórumokat sem szabad elhanyagolni, így az intranet mindenképpen napi munkát igényel. Frissítés nélkül éppen lényegét, és ezzel látogatóit veszítheti el.

A „belső háló” fenntartása – fejlettségétől függően – egy nagyobb cégnél évente akár több tízmillió forintba is kerülhet, bár a létrehozása 150-200 ezer forintból megoldható. Egy komoly, hírszolgáltatást is nyújtó intranet akár három főfoglalkozású alkalmazottat is igényelhet. Ha pedig kommunikációs eszközként egyszer már elfogadottá vált, később nem lehet kihagyni a folyamatokból, mert könnyen „hitelét” veszítheti.