Tervezik további feladatok felhőbe telepítését?

1. Egy felhőmigrációs projekt óriási lépés. Miért érdemes belevágni?

A Jegymester tizenöt éve üzemeltet jegyértékesítő rendszert és webáruházat. Sok saját fejlesztésű szoftverünk van, amit az évek során a kollégák továbbfejlesztettek, üzemeltettek. Én azzal érkeztem tavaly a céghez, hogy hosszú távon modern vállalattá alakítsam a Jegymestert. A tulajdonosok elvárása, hogy hatékonyabban működjünk, korszerűsítsük a folyamatainkat, legyen jobb az eredmény. Mivel rendkívül sok informatikai aspektusa van annak, amit csinálunk, ilyen szemmel kezdtük keresni a fejlesztési lehetőségeket is, amit a felhős technológiában találtunk meg.

2. A Jegymester nézőpontjából hogyan fogalmazná meg, mit nyújthat a felhő egy KKV-nak?

Állandó, biztonságosan elérhető, rendelkezésre álló szolgáltatás és adattár. Vagy valami ilyesmi. Féltünk attól, és ezzel sokan így szoktak lenni, hogy az internetkapcsolat nem elég megbízható, hogy felhőbe költöztessük a dokumentumainkat és a levelezésünket, de általában nincs ilyen probléma. Jelenleg egyébként épp nincs net az irodában, de a mobilomon így is megkapom a leveleimet, akár otthonról is dolgozhatnék, hiszen a felhőbe mentett fájlokat bármilyen eszközről, bárhonnan elérem.

3. Miért az irodai csomaggal, a levelezéssel kezdődött ez a modernizáció?

Azt tapasztaltuk, hogy a levelezés és az irodai alkalmazások használatában tipikus kisvállalat vagyunk. A tizenvalahány fős cég életét kiszolgáló ingyenes levelezőrendszert használtunk saját szerverrel. A tárhellyel és a levelek mennyiségének kezelésével nem volt gond, de a többi rendszerrel együtt használva ez a megoldás már nem volt hatékony.

Úgy döntöttünk, hogy egy új levelező kiválasztása helyett váltunk egy komplexebb megoldásra, a Microsoft Office 365 termékére. Ebben nem csak üzenetküldés van, hanem munkaszervezési eszközök, cégen belül és a partnereink felé megosztott dokumentumok, vállalati Skype-kommunikáció.

4. Kellett bármilyen eszközt venni vagy csak szoftverek telepítgetéséből állt a folyamat?

Mivel a levelek és a dokumentumok a felhőben tárolódnak, ezért hardverfejlesztést nem igényelt. A csomag részei voltak az irodai programok is, ami azért jó, mert telepítés után folyamatosan a legújabb verzió van a gépeinken, magától frissül, egyáltalán nem kell vele foglalkozni. A kis cégek sajátossága, hogy egy bizonyos pontig mindenki sokféle feladatot végez átfedésben. Az csinálja, aki épp ráér, akinek kiosztják a munkát. Most próbáljuk ezt munkafolyamatokban, feladatokban és felelősségben is szétválasztani. Az új szoftverkörnyezet ehhez is kellett.

5. Mennyi időt vett igénybe az átállás? Gördülékenyen zajlott?

A tervezési része elég gyorsan ment. A szerződés megkötése után körülbelül két hetet vett igénybe az adataink előkészítése és a migráció. Illetve kellett némi idő, míg beletanultunk.

6. Lezajlott az átállás, mostanra minden beállt?

Az átállással tavaly év végén elkészültünk, közepes szinten kihasználjuk a csomagot, de van olyan része, ahol még lenne tanulnivalók. Most körülbelül elvagyunk azzal, amit használunk, ha csak ennyit tudna, már akkor is megérte volna.

7. Mégis, mik az előnyei?

Ez egy korszerű megoldás, ami egyszerűen bővíthető. Ha  érkezik egy új kolléga, könnyen lehet növelni a csomagban előfizetett felhasználók számát. A felhős megoldástól sokkal jobb lett a reakcióidőnk az ügyfelek felé. Gyorsabban tudunk válaszolni, még ha csak annyit is, hogy foglalkozunk vele, kérjük, legyenek türelemmel. Elérhetők a dokumentumaink és elérnek minket is. Régen az is gond volt, hogy melyik kolléga milyen telefonról, milyen szoftverrel próbálta meg elolvasni a levelezését. Mostanra ez megszűnt. A négynapos ünnepen nem ült bent senki a cégnél, mégis volt ügyelet. Karácsony este is árulunk, akkor sem lesz bent senki. Ezeket így már sokkal könnyebb megoldani.

8. Jobban megérte, mint hagyományos licenceket vásárolni? Hogy néz ki egy ilyen lépéshez a költségkalkuláció?

Nehéz pontosan összehasonlítani a korábbi és a mostani rendszert. Olyan fejlesztéseket kapunk, olyan módszereket tanulunk meg, amelyeket korábban nem használtunk. Ezzel egyúttal olyan költség is jelentkezett, ami korábban, amikor ingyenes levelezőrendszerünk és egyszeri kiadással beszerzett licenceink voltak, nem merült fel. De nekünk megéri ráfordítani azt a felhasználónként fizetett havidíjat, amit az Office 365-ért kérnek, mert biztonságosan működik, szinte korlátlan tárhelyünk van, jó a támogatás. Van egy csomó olyan dolog, ami nem is volt korábban. Ez a 2.0 az eddigi 1.0-hoz képest.

9. Mik az elvárások az Office 365-tel kapcsolatban?

Nem elvárások vannak, hanem magunk számára kitűzött célok: használjuk ki azokat a funkciókat, amiket eddig nem használtunk. Egy új dolgot megtanulni mindig nehéznek tűnik, pár hónapig csak döcögősen működik, de utána sokkal jobb lesz. Az eszköz és a lehetőség rendelkezésünkre áll.

10. Ha ez a megoldás bevált, tervezik további feladatok, szoftverek felhőbe telepítését?

A jegyértékesítő rendszerünk ilyen szempontból fejlesztésre szorul, bár szerverparkban fut, ami lényegében felhőnek tekinthető. De kis túlzással vannak olyan kódrészek, amik akkor készültek, amikor egyes programozóink még meg sem születtek. A Jegymester.hu esetében azonban sokkal több mobilplatformos megoldást kell nyújtani, mint korábban. Ez pedig felhőmegoldást feltételez.

Interjúnk elkészítését a Microsoft támogatta.