Az új tendenciákat vizsgálva egyértelműen megállapítható, hogy a rendezvényekre, mint stratégiai eszközökre továbbra is nagy szükség van a cégek életében, de a rendezvény, mint kifejezés, mostantól a személyes részvételű események mellett a virtuális és hibrid események gyűjtőneve is lett - összegzi a Kreatívnak eljuttatott tanulmányában a szervezet. 

„Ha összehasonlítjuk a tavalyi év azonos időszakával a 2020 év végéig, illetve 2021 első negyedévig tervezett rendezezvények számát, meglepő eredményt kapunk: a rendezvények összszáma ugyanis minimálisan változik, csak milyenségükben következett be változás, ugyanis teret nyertek a virtuális események. Bár a cégek közel 20 százaléka semmilyen rendezvényt nem tervez márciusig, akik szerveznek, azok nagyon aktívak” – mondta Mantuano Mónika, az UNICEO Magyarország elnöke.

Virtuális rendezvények

A közlemény szerint az UNICEO kérdőívét kitöltők több mint fele 2020 év végéig virtuális eseményeket tervez. Azon cégek, akik személyes részvételű eseményt is szerveznek, 85százalék-a hibrid, vagy virtuális rendezvényt is tervez, tehát egyértelmű, hogy a virtuális rendezvények szerepe óriásit nőtt a koronavírus következtében. Év végéig még átlagosan 5-6 rendezvényt terveznek a megkérdezett cégek, ami közel 1000 eseményt jelent a piacon.

Az online megtartott események elsősorban oktatás, tréning, sajtótájékoztató, konferencia, vagy termékbemutató típusúak. Eltűntek viszont a palettáról a családi napok és a karácsonyi partik. Bár a személyes részvételű eseményeket sokan hiányolják, a válaszadók 58százalék-a sorolt fel előnyt a virtuális események kapcsán. Ezek legtöbb esetben a költség- és időhatékonyság, a tervezhetőség, rugalmasság, jobb mérési lehetőségek (ROI), valamint a környezetbarát hatás, a távolságok átértékelődése és a nemzetköziség lehetősége volt. A résztvevők sokszor aktívabbak, bátrabbak, amely abból is következik, hogy más emberek nyílnak meg az online térben és az introvertált típusoknak kedvez a személytelenség, egyfajta anonimitás lehetősége. Költség oldalon a megkérdezettek 60százalék-a kevesebb, mint 25százalék-át költi rendezvényekre a személyes részvételű események költségéhez képest.

Személyes rendezvények

Bár jövő tavasszal jelentős emelkedés várható, mégis jóval elmarad a hagyományos típusú rendezvények száma a tavalyi évtől. A magyar cégeknél 47 százalék, míg a nemzetközi vezetésűeknél 63 százalék a visszaesés a rendezvények számában.

Budapest, vidék és külföld vonatkozásában a céges oldalon ősztől a budapesti rendezvények veszik át a vezető szerepet a helyszíneket illetően, de a rendezvények száma még a fővárosban is 54 százalékos csökkenést mutat.

A személyes részvételű eseményeken a megkérdezettek 50százalék-s kevesebb résztvevővel számol mostantól és a tendenciát látva, főleg azon cégek szerveznek már eseményt, akik részvételi díjat szednek a jelentkezőktől. Meglepő eredmény, hogy a COVID után, mikor minden visszatér majd a normális kerékvágásba, a kutatásban résztvevő cégek 36százalék-ának kevesebb rendezvénye lesz a jövőben. A megszokásból, rendszerességből megrendezett események helyett a tudatosabb, kisebb célcsoportnak szervezett, személyre szabottabb rendezvények kerülnek előtérbe.

Azon cégek, akik egyáltalán nem terveznek személyes részvételű eseményeket jövő márciusig, 25 százalékot tesznek ki és 70 százalékban külföldi tulajdonúak. Az indokaik között első helyen áll a felelősségvállalás (a dolgozók, azok családtagjai, valamint a márka, a brand iránt), a virtuális rendezvények, mint alternatívák rugalmassága, időhatékonysága és a költségcsökkentés.

Költségvetés

A költségvetéseket vizsgálva, a megkérdezettek 53 százaléka a korábbi költségkeretének kevesebb, mint 25 százalékát költheti rendezvényekre (személyes, hibrid, virtuális egyaránt) év végéig, 29 százalékuk viszont 2021 első negyedévében már ugyanannyit költhet, mint az előző év azonos időszakában. A csökkentett költségvetéssel dolgozók 60 százaléka nem költi el és nem is csoportosítja át a rendezvényeken megspórolt összeget. Akik átcsoportosíthatják más marketing tevékenységre, azok 70 százalékban digitális marketingre költik.

„Új megoldásokban gondolkodnak a cégek a rendezvényes költségek változását illetően. A költségtényezőket a képzeletbeli, rendezvényes Maslow-piramisba is írhatnánk, amelyben a helyszín, catering és technika biztosítása adja az alapvető szükségleteket, majd felfelé haladva a dekoráción, installáción, a szórakoztató programokon, valamint a résztvevői ajándékokon eszközölt költségcsökkentés már kevésbé szembetűnő elemként halványulnak el a rendszerben” mondta Mantuano Mónika.

A jövő rendezvényei

A jövő rendezvényeinek alappillérei ezek után a tudatosság (mind a cégstratégiában, a kapcsolat-építésben, a szokások megkérdőjelezésében, mind pedig a fejlődésben, újításokban); a hatékonyság (költségcsökkentésben, belső erőforrások tudatosabb használatában, a virtuális vagy személyes formátumú rendezvények kiválasztásában); valamint a felelősségvállalás (dolgozók, azok családtagjai, a cég partnerei, ügyfelei, valamint márka/brand iránt) lesznek, hogy a rendezvények továbbra is kiemelt stratégiai eszközként segítsék a cégeket céljaik elérésében.